Minder vergaderen? Ja, graag!

by Henny van Egmond on 8 mei 2010

In elke organisatie wordt geklaagd over de hoeveelheid vergaderingen. Het vreet tijd en levert 9 van de 10 keer niet echt iets op. En toch gaan we er gewoon mee door. Iedereen klaagt er over. Zelfs politici en dat doet toch een beetje vreemd aan. Een van de methoden om de rijksoverheid efficiënter te laten werken is door het vele overleg en de vergadercultuur aan te pakken, zo hoorde ik gisteren weer twee politici van totaal verschillende partijen op de radio zeggen. Het klinkt toch een beetje raar uit de mond van mensen die van vergaderen hun beroep hebben gemaakt. Maar hoe pak je het nu echt aan, minder vergaderen, zodat je dus meer tijd over hebt voor andere dingen?

Natuurlijk zijn er allerlei technische tips: van staand vergaderen (dat duurt het niet zo lang is de gedachte) tot het formuleren van een concrete agenda vooraf. En nog veel meer. Maar in feite gaat het daar natuurlijk niet over. Veel vergaderen is een symptoom van een veel dieper liggend probleem dat volgens mij twee oorzaken heeft. De belangrijkste is misschien wel dat we nauwelijks meer nadenken waarom we iets doen. Ons werken gebeurt grotendeels op de automatische piloot. En de tweede oorzaak is veelal het ontbreken van een geaccepteerd, gemeenschappelijk doel en overeenstemming over de manier van werken.

Eerst maar eens dat routinegedrag. Mensen vinden het prettig dat er bepaalde routines in het leven zijn. Je weet waar je aan toe bent, het geeft zekerheid en sluit onverwachte gebeurtenissen uit, allemaal van dat soort dingen. Het grappige is dat we door die routines ook zaken doen die – als je er even over nadenkt – nooit zou doen. Bijvoorbeeld je kinderen in de regen om 8 uur in de morgen op een verlaten schoolplein zetten omdat de school nog niet open is. En zelf in de file gaan staan, twee keer zo lang over de reis naar je werk doen en eenmaal aangekomen je mail af te handelen en te gaan bellen. Beide activiteiten die je ook heel goed thuis kunt doen, voordat je de kinderen op het goede tijdstip naar school brengt.

Het is maar een simpel voorbeeld maar er zijn er nog veel meer te bedenken. Gedrag dat niet effectief is en ons zeker niet gelukkiger maakt. En toch doen we het, omdat we het gewend zijn en de omgeving het van ons verwacht. In feite zijn we geconditioneerd.

En zo is het ook met vergaderingen. Elke week zitten hele afdelingen, managementteams, directies, projectteams en vele andere gremia bij elkaar. We denken niet na of we wel iets te bespreken hebben, hoeveel tijd we nodig hebben. Welnee, elke week – en bij voorkeur op dinsdag of donderdag – staat er exact hetzelfde aantal uren gereserveerd in onze agenda. Ongeacht of we iets te bespreken hebben, komen we bij elkaar en elke keer lukt het weer om exact de gereserveerde hoeveelheid tijd te gebruiken. Idioot toch?

Je kan dat alleen maar veranderen als je bewust wordt van wat je te doen hebt. Als ik elke dag in overbodige vergaderingen zit en ik kom daardoor niet toe aan mijn andere werk, leidt dat nu vaak tot meer uren werken. Terwijl de keus simpel is: schrap de nutteloze vergaderingen.

Dat schrappen van die vergaderingen wordt gemakkelijker als je weet wat je doen hebt. In vergaderingen wordt vaak gediscussieerd en dat betekent dat er tegenstellingen zijn. De deelnemers aan de vergadering zijn het dus niet eens over wat of hoe iets gerealiseerd moet worden. En daar  gaat het natuurlijk echt fout. Als je niet weet waarom je met elkaar in een team of afdeling zit, als je geen gemeenschappelijk doel hebt en geen afspraken maakt over hoe je het gaat realiseren, kun je er gif op innemen dat er veelvuldig en eindeloos wordt vergaderd.